Общий журнал работ

Мы разберём журнал по его жизненному циклу:

• откуда берётся форма и что в ней за 6 разделов,
• кто и в какой срок вносит записи в каждый раздел,
• бумажная и электронная форма и правила исправлений в обеих,
• регистрация в органе надзора, окончание тома и хранение.

Какую работу выполняет журнал и кто его читает

Хроника стройки становится нужна, когда о событии уже спорят: запись, внесённая в день работ на вашей площадке, весит больше любых поздних объяснений. Эту хронику и ведёт общий журнал: по п. 1 порядка ведения он отражает последовательность строительства, включая сроки и условия выполнения всех работ, а также сведения о строительном контроле и государственном строительном надзоре.

Читают его не только участники стройки. На поднадзорном объекте общий и специальные журналы прилагаются к извещению о начале работ – п. 4 ч. 5 ст. 52 ГрК РФ. Инспектор сверяется с журналом на каждой проверке, а при приёмке исполнительной документации по записям восстанавливается, когда и кем выполнена работа. Документ, который читают посторонние, устроен строже внутренних тетрадей – и форма у него утверждена отдельным актом.

Откуда берётся форма и почему у неё есть срок действия

У приказа есть собственный срок: он действует 6 лет, с 1 сентября 2023 года до 1 сентября 2029 года. Для длинного проекта это практическое обстоятельство, а не юридическая мелочь: стройка, начатая в 2028 году, застанет смену формы. Проверять актуальность формы стоит на старте каждого вашего проекта – так же, как редакцию любого норматива в договоре.

Форма – это титульный лист и 6 разделов. С них и начнём.

6 разделов формы и сроки записи в каждом

Первый вопрос читателя журнала – где что искать. Разделы устроены по видам сведений, и у каждого свой автор записей и свой срок их внесения (пп. 8–13 порядка).

Из таблицы видно главное свойство документа, и оно заслуживает отдельного разбора.

Почему журнал заполняют четыре стороны, а не подрядчик

Отсюда и три разных срока записи. Подрядчик пишет в день выполнения работ, заказчик и орган надзора – не позднее следующего дня после своего мероприятия, а разделы 1 и 2 заполняются по событию: вышел специалист на объект, передан специальный журнал. У каждой стороны свой ритм, и ничья запись не заменяет чужую.

Теперь видно, где ошибся заказчик из примера. Он передал журнал подрядчику целиком – вместе с разделом 4, который подрядчик заполнять не вправе. Работы шли, контроль даже проводился, но его следа в журнале не оставалось, а для проверки существует только то, что записано. Прежде чем разбирать разделы по одному, два слова о том, в каком виде журнал вообще существует.

Бумага или электронная форма: выбирает заказчик

Если вы привыкли к прошитой тетради с печатью, норма вас не ограничивает – но и не обязывает. По п. 2 порядка форму ведения выбирает заказчик: бумажный носитель или электронная форма без дублирования на бумаге. Дублировать не нужно принципиально – электронный журнал самодостаточен.

Выбор не окончательный. По п. 3 форму можно изменить прямо в процессе строительства: ранее внесённые записи в новый журнал не переносятся, а старый переводится в режим хранения. Стройка, начавшая с бумаги, вправе перейти на электронное ведение с любого момента – без переписывания истории.

Встречается и внутреннее правило «все записи – только от руки»: подрядные и контрольные регламенты нередко закрепляют бумажную форму как единственную рабочую. Это выбор конкретной компании, который норма допускает, а не общее требование – электронный журнал ровно так же законен. О механике обеих форм – ниже, а сначала о том, что у них общее: титульный лист и регистрация.

Титульный лист: кто допущен к записям

Прежде чем в журнале появится первая запись, заполняется титульный лист – и он длиннее, чем ожидают. В нём указываются застройщик, технический заказчик, подрядчик и проектировщики с реквизитами, включая СРО, а также уполномоченные представители каждой стороны. Под представителей отведена таблица из 6 граф – с реквизитами документа о полномочиях и идентификационным номером в национальном реестре специалистов в области строительства, там, где членство в СРО требуется.

Титульный лист решает и вопрос доступа. По п. 7 порядка заказчик обеспечивает доступ к журналу лицам, уполномоченным на его ведение, – а перечень этих лиц отражается на титульном листе. Обеспечить доступ – обязанность заказчика, то есть в большинстве проектов ваша. Сменился представитель стройконтроля или начальник участка – изменение проходит через титульный лист, а не через устную договорённость. На поднадзорном объекте заполненный титульный лист нужен ещё раньше: без него журнал не уйдёт на регистрацию.

Регистрация в органе госстройнадзора до начала работ

Бумажный журнал орган скрепляет печатью, проставляет регистрационную надпись и возвращает заказчику – учёт работ с первого дня ведётся в зарегистрированном экземпляре. Содержание надписи норма не расписывает: на практике орган указывает в ней и номер дела, под которым объект стоит на учёте. Электронному журналу вместо печати присваивается регистрационная запись с уникальным номером, подтверждённая электронной подписью инспектора (п. 17).

Регистрация – не разовое событие. Когда бумажный том закончился или форма ведения изменилась, в орган надзора представляется новый журнал с пометкой о его порядковом номере – и тоже проходит регистрацию (п. 18). Отдельного внимания заслуживает точка старта записей: по п. 6 они вносятся с даты начала работ, включая подготовительный период. Забор, бытовой городок и планировка площадки – уже материал для раздела 3.

Раздел 3: ежедневная запись о выполненных работах

Основной объём журнала нарастает в разделе 3 – его подрядчик заполняет в день выполнения работ. Графа наименования работ в форме расписана подробно: оси, ряды, отметки, пикеты, этажи и помещения, методы выполнения, применённые материалы и конструкции, проведённые испытания – вплоть до опробования систем вхолостую и под нагрузкой. Отдельная графа фиксирует условия производства работ.

Работа этой детализации – адресация. Запись «бетонирование плиты перекрытия в осях 1–5 на отметке +7,200» через год позволяет найти и акт освидетельствования, и партию бетона по документам входного контроля. Запись «работы по перекрытию» не позволяет ничего. Именно к записям раздела 3 привязываются акты скрытых работ и исполнительные схемы – их устройство разбирается в отдельных статьях, здесь достаточно связи.

Рядом с ежедневной хроникой подрядчика в журнале живёт встречный учёт – записи о том, как эти работы проверялись.

Раздел 4: где в журнале виден строительный контроль

Запрос «журнал строительного контроля» обычно приводит именно сюда: отдельного документа с таким именем в нормативах нет, а сведения о строительном контроле собирает раздел 4 общего журнала. Заполняет его представитель заказчика по вопросам строительного контроля – не позднее дня, следующего за мероприятием (п. 11 порядка). Что входит в сам контроль и как он устроен по ПП № 468 – предмет статей «Постановление 468» и «Что входит в строительный контроль».

Устройство раздела стоит рассмотреть: в нём 7 граф и 2 подписи в строке. Первая часть записи – мероприятие, выявленные недостатки и срок их устранения, под ней подпись представителя заказчика. Вторая – фактическая дата устранения, и под ней снова подпись той же стороны. Если контроль заказчика у вас ведёт привлечённая организация, её специалист и действует как представитель заказчика по вопросам строительного контроля – раздел 4 остаётся зоной вашей стороны. Каждый недостаток заводится и закрывается в одной строке: незакрытая графа видна с первого взгляда, и это делает раздел 4 самым читаемым местом журнала для инспектора.

Для корпуса из примера правильная картина выглядела бы так: еженедельные записи о проведённых мероприятиях, по паре строк с недостатками и датами их закрытия. 3 записи за 8 месяцев рассказали проверке другую историю. По ч. 3 ст. 54 ГрК РФ предмет надзора включает соблюдение порядка строительного контроля – пустой раздел 4 превращается в нарушение независимо от качества самих работ. За каждой записью раздела 4 стоят акты и результаты испытаний – их учёт ведёт следующий раздел журнала.

Раздел 5: перечень исполнительной документации

По мере стройки растёт стопка актов, схем и протоколов – и раздел 5 ведёт её опись. Подрядчик вносит туда каждый подписанный документ исполнительной документации не позднее следующего дня: наименование, реквизиты, вид работ и расположение конструкций, дату подписания и подписантов.

У этого раздела есть системная особенность. Состав исполнительной документации задан приказом Минстроя № 344/пр – перечнем из 13 позиций, и позицией 13 в него входят сами общий и специальные журналы. Два приказа одного дня замыкают круг: журнал учитывает исполнительную документацию в разделе 5 и одновременно входит в её состав. На приёмке это означает простую проверку – перечень в разделе 5 сверяется с фактической комплектностью, и пробел виден до того, как его найдёт орган надзора. Полный разбор состава из 13 позиций – тема отдельной статьи.

Кроме документов, у стройки есть и другие журналы – общий журнал ведёт учёт и для них.

Специальные журналы и журнал авторского надзора рядом с общим

Общий журнал – не единственный на площадке, и путаница между журналами устойчива. Специальные журналы ведут учёт отдельных видов работ – сварочных, бетонных, монтажных: их состав определяется характером объекта, и по той же ч. 5 ст. 52 ГрК РФ они прилагаются к извещению вместе с общим. В общем журнале для них выделен раздел 2: каждый специальный журнал регистрируется там в день передачи застройщику или техническому заказчику.

Туда же вносятся журналы авторского надзора – документы проектировщика, устройство которых разобрано в статье «Авторский надзор в строительстве». В электронной форме связь ещё жёстче: по п. 5 порядка через записи общего журнала обеспечивается доступ к специальным журналам, если те ведутся электронно. Общий журнал работает оглавлением всей журнальной части стройки – по его разделу 2 видно, какие журналы вообще существуют и у кого они.

Осталась механика самих форм – сначала бумажной, затем электронной.

Бумажный журнал: брошюровка, ручка и знак «Z»

Бумажный журнал начинается до первой записи: заказчик брошюрует и нумерует его (п. 4 порядка), заполняет титульный лист и отдаёт на регистрацию. Прошитый и пронумерованный том – защита от главного соблазна бумажной формы, замены листа задним числом.

Часть правил аккуратного ведения в приказе не записана – это практика, устоявшаяся в рабочих регламентах строительного контроля. Записи вносятся шариковой ручкой, без пропуска строк между ними: пустая строка – место для поздней вставки. Случайно пропущенные страницы не остаются чистыми, а гасятся знаком «Z», чтобы задним числом туда нельзя было вписать текст. Когда том заканчивается, вносится итоговая запись с датами начала и окончания – а следующий том уходит на регистрацию со своим порядковым номером.

Требования нормы к бумажной форме этим почти исчерпываются. С электронной формой порядок обходится подробнее.

Электронный журнал: xml, подписи и запрет удаления

Записи подписываются усиленной электронной подписью – неквалифицированной, созданной по правилам ПП РФ № 2152, либо квалифицированной (п. 14). Подпись выполняет ту же работу, что собственноручная на бумаге: привязывает каждую запись к конкретному представителю стороны.

Главное отличие электронной формы – в обращении с историей. Порядок формулирует его дословно: «Не допускается удаление сохранённых записей». Все изменения и пометки о причинах хранятся в метаданных весь срок хранения журнала, и сама история изменений не редактируется и не удаляется (п. 15). Бумажный журнал защищён прошивкой, электронный – невозможностью стереть след. Как в этих условиях исправлять ошибки – отдельный вопрос, и порядок отвечает на него для обеих форм.

Как исправить ошибочную запись в каждой из форм

Ошибка в записи – рабочая ситуация, а не катастрофа, и у порядка есть штатный ответ для обеих форм (п. 15).

Логика в обеих колонках одна: исправление добавляется поверх ошибки, а не вместо неё. Читающий журнал видит и первоначальную запись, и того, кто её изменил, и причину. Исправление, скрывающее исходный текст, ломает доказательную ценность документа – ту самую, ради которой журнал и ведётся.

Остался последний отрезок жизненного цикла – что происходит с журналом, когда стройка закончилась.

Окончание работ и хранение: журнал живёт дольше стройки

Хранится заполненный журнал у заказчика в течение всего срока эксплуатации объекта (п. 19). Пока идёт стройка, журнал обычно живёт на площадке у подрядчика, а заказчику передаётся к выездной проверке, которую орган надзора проводит после завершения работ, – вместе с комплектом исполнительной документации, дальше его место в архиве заказчика. Для электронного журнала п. 21 добавляет инфраструктурные обязанности: резервное копирование записей и подписей с метаданными, восстановление из копий, протоколирование операций и учёт точного времени изменений.

Срок эксплуатации здания – десятилетия, и это меняет отношение к качеству записей. Журнал переживёт и подрядчика, и вашу команду проекта: спор о причинах дефекта через 15 лет будет решаться по строкам, внесённым сегодня.

Типичные ошибки заказчика

Считать журнал документом подрядчика. Та самая ошибка из начала статьи. Раздел 4 заполняет представитель заказчика, и никто другой эту запись не сделает. Обнаруживается ошибка на первой же проверке органа надзора, а лечится плохо: заполнять раздел задним числом – значит подставлять подписанта, у записей есть установленные сроки внесения.

Выйти на площадку до регистрации журнала. Записи ведутся с даты начала работ, включая подготовительные, а на поднадзорном объекте учёт существует только в зарегистрированном экземпляре. Работы, выполненные до регистрации, в журнале не отражены – и расхождение между состоянием площадки и записями объяснять при каждой проверке будете вы.

Вести журнал набегами, пакетом перед проверкой. У каждого раздела свой срок записи – в день события или не позднее следующего дня. Пачка записей одним почерком и одной датой читается инспектором без экспертизы, а в электронной форме время внесения фиксируется автоматически.

Исправлять записи не по порядку. Замазка и подчистка на бумаге, попытка удалить запись в электронной форме – это уже не ошибка в записи, а дефект документа. Штатный путь дешевле: зачёркивание одной чертой либо новая версия записи, с датой и причиной.

Не забрать журнал после завершения стройки. Хранение у заказчика весь срок эксплуатации – требование порядка, а не пожелание. Журнал, оставшийся в архиве подрядчика, к моменту спора о дефектах имеет шансы не найтись – вместе с вашими доказательствами того, что работы выполнялись и проверялись вовремя.

Как мы ведём общий журнал на объекте

Подготовка исполнительной документации – наша отдельная услуга, и общий журнал в ней не отдельная бумага, а стержень комплекта: перечень раздела 5 обязан сходиться с фактической комплектностью папок. Поэтому записи и документы сверяются по ходу стройки, а не при передаче в архив.

В составе услуги управления качеством работает группа строительного контроля – по данным компании, ориентировочно 8 специалистов: руководитель группы, инженер ПТО, геодезист, инженеры по общестроительным работам и инженерным системам, специалист по охране труда. Когда мы ведём строительный контроль заказчика, записи раздела 4 – зона этой группы: мероприятия, недостатки, сроки и отметки об устранении. Раздел 3 при этом остаётся за подрядчиком – взять его на себя нельзя по самому устройству порядка, но записи подрядчика группа сверяет с фактом при каждом мероприятии.

Если компания выполняет функции технического заказчика, к этому добавляется контур надзора: направление извещения, регистрация журнала, новый том на регистрацию вовремя. Сами функции техзаказчика в документе компании – перечень из 11 позиций, от общей стратегии реализации проекта до формирования пакета документации для передачи объекта в эксплуатацию. Так, на дата-центре площадью 3 019 м² мы выполняли функции технического заказчика на 2-м этапе строительства (2024 год, по данным компании) – вместе с ролью к исполнителю переходит и документальный контур стройки. Строительный контроль заказчика при этом можно заказать и отдельно от функций техзаказчика.

Ситуация из начала статьи – собирательная, но узнаваемая: журнал оказался ничьим ровно в том разделе, который принадлежит заказчику. Если вы выбираете исполнителя, на первой встрече достаточно двух вопросов: в какой форме будет вестись общий журнал и кто именно заполняет раздел 4. Ответ покажет, различает ли исполнитель свои и чужие записи, – а это и есть цена вопроса на будущей проверке.

Что запомнить

• Форма и порядок ведения общего журнала утверждены приказом Минстроя № 1026/пр, он действует с 01.09.2023 до 01.09.2029 – у формы есть срок.
• В журнале 6 разделов, их заполняют 4 стороны: подрядчик – разделы 1, 3 и 5, заказчик – разделы 2 и 4, орган госстройнадзора – раздел 6, проектировщик расписывается в разделе 2.
• Форму ведения – бумажную или электронную без дублирования – выбирает заказчик и вправе изменить её по ходу стройки.
• На поднадзорном объекте журнал регистрируется в органе надзора до начала работ, каждый следующий том – заново, с пометкой о порядковом номере.
• Исправления не скрывают исходную запись: на бумаге – зачёркивание одной чертой, в электронной форме – новая версия, удалять сохранённые записи запрещено.
• После завершения работ журнал переводится в режим хранения и остаётся у заказчика весь срок эксплуатации объекта.